Opkaldshåndtering i EASI'R dækker indgående og udgående opkald. Denne artikel beskriver indgående opkald. Lær mere om udgående opkald, klik venligst her.
Målet med denne funktion er på en let måde at kunne inkludere telefonforbindelser i EASI'R-lead-management-processen.
Denne artikel består af fire dele:
Forudsætninger
For at kunne bruge indgående opkald skal der anmodes om et telefonnummer via vores udbyder TWILIO. Kontakt venligst support@easir.om, så vi kan tage os af dette. Du kan bestille så mange numre, du ønsker.
Priser
For information om taksering, bedes du kontakte sales@easir.com.
Konfiguration
Så snart numrene er tilgængelige, kan konfigurationen finde sted. Vores supportpersonale kan hjælpe dig med at indstille dine såkaldte opkaldstyper 'Indstillinger' - 'Sagsstyring' - 'Opkaldstyper'.
Følgende indstillinger er tilgængelige:
Detaljer:
Giv din opkaldstype et nummer og en beskrivelse. Navnet på opkaldstypen vises, når der kommer et opkald ("Indgående opkald fra opkaldstype").
Desuden kan du beslutte, hvilken leadtype der skal tilknyttes til indgående opkald af denne type.
Telefonnummer
Her tilføjer du det tidligere bestilte telefonnummer. Du kan tilføje mere end et nummer. For at vide, hvilken konfiguration der skal bruges, kan hvert nummer imidlertid kun tildeles én opkaldstype.
Hvis det er nødvendigt, skal et nummer muligvis fjernes fra en opkaldstype, hvis det skal føjes til en anden opkaldstype.
Videresend til et bestemt nummer
Du skal nu bestemme, hvorvidt du ønsker, at alle indgående opkald videresendes til et bestemt nummer eller til forskellige medlemmer i dit salgsteam. Hvis du har et internt telefonsystem, kan det give mest mening at videresende alle opkald til et bestemt nummer, som kan hjælpe dig med at viderefordele opkaldene. Hvis dette er tilfældet, vær venlig at udfylde tjekboksen og indtast det ønskede nummer.
Du kan nu indtaste navnene på de brugere, som skal have besked omkring indgående opkald af denne type.
Round-robin
Hvis du ikke videresender til et bestemt nummer, kan du i stedet tilføje alle brugere, der skal tages i betragtning, når et opkald af denne type kommer ind. På denne måde bliver alle opkald videresendt til brugernes telefoner. Du kan også beslutte efter hvor mange sekunder, at opkaldet skal springe til den næste bruger på listen, hvis den første ikke besvarer opkaldet.
Fallback-bruger
Hvis ingen af de ansvarlige brugere formår at besvare det indgående opkald (i tide), vil opkaldet blive videresendt til reservebrugeren tilføjet nedenfor. Dette vil også ske, hvis den maksimale ventetid, der er nævnt her, overskrides. Når du tilføjer den maksimale ventetid, skal du også overveje antallet af ansvarlige brugere og den tid, de har til at svare; (for eksempel: Du har to ansvarlige brugere, der har 10 sekunder hver til at tage opkaldet, så den maksimale ventetid skal være mindst 20 sekunder, ellers vil opkaldet aldrig blive videresendt til den anden bruger i køen.)
Funktionalitet
Hvis du har udfyldt tjekboksen og indtastet det valgte nummer, vil alle indkomende opkald af denne type blive videresendt hertil. Opkaldende vises ikke som indgående opkald i EASI'R, men opkaldende vises under "ikke-loggede-opkald" for alle de brugere, som er blevet oprettet som ansvarlige brugere. Opkaldsikonet ved siden af profilbilledet indikerer, når der er et nyt, ikke-logget opkald. Klik på ikonet og derefter på "indgående opkald" for at se alle ubesvarede og ikke-loggede opkald.
Lead-fordeling blandt brugere (Round-robin)
Indgående opkald fordeles som regel jævnt mellem alle brugere defineret i indstillingen for opkaldstypen. Hvis bruger X besvarede det sidste opkald, får bruger Y det næste opkald.
Hvis en af de ansvarlige brugere ikke er tilgængelig, kan denne let markere sig selv som (midlertidigt) ikke tilgængelige, så opkald ikke videresendes til vedkommende. Dette er nyttigt, hvis en medarbejder har travlt, er i et møde, har pause osv. Opkald videresendes kun til denne medarbejder igen, når medarbejderen aktiverer sin tilgængelighed for opkald.
For permanent at fjerne en bruger fra at modtage opkald, skal brugeren fjernes fra listen over ansvarlige brugere i opkaldstypen.
Hvis en kunde ringer ind med et telefonnummer, som allerede findes registreret på en kontakt i EASI'R, og hvis kunden har en åben sag, videresendes opkaldet automatisk til den sagsansvarlige for den nævnte sag, forudsat at den sagsandsvarlige er blevet gemt som værende ansvarlig bruger for denne opkaldstype.
Visning af eksisterende kundedata
I ovennævnte tilfælde, hvor der sendes et nummer med opkaldet, vil EASI'R søge efter dette nummer i sin database. Hvis kontakten allerede findes i EASI'R, vises de vigtigste oplysninger om denne kunde på medarbejderens computerskærm.
Registrering af aktivitet i sagshistorik
Efter opkaldet kan du fortsætte som normalt med at tilføje et notat, planlægge en opgave osv.
Så snart aktiviteten er gemt, kan du se den i sagen inklusive visning af tid og varighed af opkaldet.
Opkaldsaktiviteter, der ikke blev gemt, vises på en brugerspecifik liste, så aktiviteter let kan oprettes bagefter. For at finde frem til denne liste skal du klikke på telefonikonet i øverste højre hjørne og derefter vælge 'Indgående opkald'. Her finder du ubesvarede opkald og ikke-loggede opkald - de seneste opkald på listen er, hvor aktivitetsregistreringen stadig afventer.
Ubesvarede opkald
Hvis et opkald blev afbrudt af den, der ringer op, før en medarbejder var i stand til at besvare opkaldet, vises dette opkald under 'Ubesvarede opkald'. Opkald, hvor opkaldsnumrene er skjulte, vises ikke. Man kan ringe til de ubesvarede opkald fra EASI'R, og de fjernes fra listen med det samme, der er etableret en forbindelse (dvs. også hvis telefonsvareren besvarer opkaldet). Hvis en medarbejder ikke har ringet tilbage til et ubesvaret opkald inden for 2 uger, vil opkaldet automatisk blive fjernet fra listen, da det må antages, at et tilbagekald efter så lang tid, hverken er sandsynligt eller brugbart.
