In EASI'R gibt es standardmäßig 4 Benutzertypen: Benutzer, Standort-Administrator, Gruppen-Administrator und Unternehmens-Administrator. Diese Benutzertypen haben bestimmte Rechte, welche durch das Erstellen von Rollen eingeschränkt werden sollen.
Benutzertypen:
Benutzer: Die Mehrheit der Anwender in EASI'R hat den Benutzertyp "Benutzer". Benutzer gehören einem Standort an und teilen ihre Daten innerhalb des Standorts. Sie haben grundlegende Rechte, können also z.B. Leads annehmen, Kontakte und Konten erstellen, Vorgänge und Aktivitäten erstellen und Aufgaben abschließen, auf das Berichtswesen zugreifen (jedoch nur auf Zahlen in Bezug auf die eigene Leistung), den Dateimanager nutzen und ihr eigenes Profil bearbeiten.
Benutzer können nur diejenigen Vorgänge, Kontakte und Leads sehen, die dem eigenen Standort zugeordnet sind. Wenn der Standort Teil einer Gruppe ist, können die Benutzer auch auf die Kontakte und Vorgänge der Gruppe zugreifen.
Standort-Administrator: Idealerweise sollte es in jedem Standort mindestens einen Standort-Administrator geben. Standorte können Teil einer Gruppe sein und Daten innerhalb der Gruppe teilen (Kontakte, Vorgänge). Standort-Administratoren haben zusätzlich zu den Rechten der Benutzer noch Folgende: Zugang zu umfangreicherem Berichtswesen (Daten über alle Benutzer des Standorts), Erstellung von E-Mail- und Briefvorlagen für den Standort, Erstellung von Inhaltsvorschlägen für Meilensteine, Einstellung der Öffnungszeiten des Standorts, Bearbeitung der Profile aller Benutzer des Standorts. Abhängig von dem zur Verfügung stehenden Paket haben Standort-Administratoren möglicherweise auch das Rechte, automatische Kontaktpläne, Vorgangstypen, Leadtypen und Leadtypen-Gruppen zu erstellen, sowie Ziele für den Standort vorzugeben.
Sie können nur diejenigen Vorgänge, Kontakte und Leads sehen, die dem eigenen Standort zugeordnet sind. Wenn der Standort Teil einer Gruppe ist, können die Standort-Administratoren auch auf die Kontakte und Vorgänge der Gruppe zugreifen.
Gruppen-Administratoren: Gruppen-Administratoren können nur dann existieren, wenn einer der Standorte, dem sie angehören, Teil einer Gruppe ist. Gruppen-Administratoren haben zusätzlich zu den Rechten der Benutzer noch Folgende: Zugang zu umfangreicherem Berichtswesen (Daten über alle Benutzer der Gruppe), Erstellung von Designvorlagen für die Gruppe, Erstellung von Vorgangstypen für die Gruppe, Bearbeitung der Profile aller Benutzer der Gruppe. Sie können alle Vorgänge, Kontakte und Leads sehen, die den Standorten der Gruppe zugeordnet sind.
Gruppen-Administratoren fehlen allerdings einige Rechte, die Standort-Administratoren haben. Sie können zum Beispiel weder Öffnungszeiten oder Bearbeiter des Leadtyps bearbeiten noch Vorschläge zum Inhalt hinzufügen.
Administratoren: Administratoren sind NIEMALS Teil eines Standorts (bzw. sollten es nicht sein) und haben Zugang zu den Daten aller Standorte und Gruppen. Sie können Berichte über alle Benutzer, Standorte und Gruppen erstellen und außerdem Rollen, Felder und Produkte erstellen. Administratoren können auch Vorgangstypen, Design-Vorlagen und Vorschläge zum Inhalt erstellen, die dann allen Benutzern zur Verfügung stehen. Administratoren stehen weitere Optionen in den Einstellungen zur Verfügung.
Da sie keinem Standort angehören, können sie keine Leads annehmen. Administratoren sollten keine Konten, Kontakte oder Vorgänge erstellen, da diese für alle Benutzer sichtbar wären
Rollen & Rechte:
Die Zugangsrechte eines jeden Benutzers, egal welchen Benutzertyps, können durch die Erstellung von Rollen eingeschränkt werden. Administratoren können Rollen erstellen und dort genau festlegen, worauf Benutzer mit dieser Rolle Zugriff haben und worauf nicht. Man könnte beispielsweise eine Rolle "Keine Leads" erstellen und in dieser Rolle die Checkbox 'Menü"Leads"' deaktivieren. Für alle Benutzer mit dieser Rolle, unabhängig von Benutzertyp, wäre dann der Menüpunkt "Leads" nicht mehr sichtbar.