Ein Vorgangstyp besteht aus einer Reihe von Schritten, Meilensteine genannt, die den Fortschritt eines Vorgangs anzeigen und zum Ziel dessen, z.B. Verkauf oder Zufriedenheitsabfrage, führen. Jeder Vorgangstyp besteht aus einer bestimmten Sequenz von Meilensteinen und unterstützenden Aktivitäten.
Um einen Vorgangstyp zu erstellen gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen und dann auf 'Einstellungen’ -> 'Vorgangsverwaltung’ -> 'Vorgangstypen'.
- Klicken Sie rechts oben auf 'Vorgangstyp erstellen'.
- Geben Sie dem Vorgangstyp einen aussagekräftigen Namen.
- Sie können den nächsten Vorgangstyp, Produktkategorien und Rollen hinzufügen.
- Jetzt können Sie Meilensteine hinzufügen. Die Anzahl der Meilensteine ist beliebig; sie sollten aber in logischen Schritten zum Abschluss des Vorgangs führen. Klicken Sie auf 'Meilenstein hinzufügen'.
- Öffnen Sie die Konfiguration durch einen Klick auf :
- Geben Sie dem Meilenstein einen aussagekräftigen Namen, der Informationen darüber gibt, was mit diesem Meilenstein erreicht wird (z.B. Kontaktaufnahme, Probefahrt,...). Die Beschreibung ist optional
- Meilensteintyp: Probefahrten, Angebote, Bedarfsanalysen usw. werden in den Berichten nur als solche gewertet, wenn der dazugehörige Meilenstein auch den entsprechenden Typ hat. Wenn Sie also beispielsweise einen Meilenstein "Angebot" erstellen, dann muss auch der Meilensteintyp "Angebot" ausgewählt werden.
- Status festlegen: Legen Sie fest, ob ein Vorgang nach Registrierung dieses Meilensteins den Status "offen" beibehalten, oder als "geschlossen" gespeichert werden soll.
- Nächster empfohlener Schritt: Geben Sie hier ein, wieviele Tage, bzw. Monate zwischen der Registrierung dieses Meilensteines und des nächsten geplanten Schritts liegen sollen. Wenn dann in der Aktivitätserstellung ein nächster Schritt geplant wird, wird das Datum für diesen Schritt anhand der hier angegebenen Zahlen vorausgefüllt.
- Zusätzliche Schritte: Wenn Sie hier eine der zur Verfügung stehenden Checkboxen aktivieren, dann wird der jeweilige Schritt bei Registrierung dieses Meilensteins automatisch aktiviert.
- Falls verfügbar können Sie hier einen oder mehrere automatisch Kontaktpläne auswählen. (Automatische Kontaktpläne stehen nur im PREMIUM Paket zur Verfügung.)
- Vorschläge zum Inhalt: Vorschläge zum Inhalt sind in EASI’R hinterlegte Vorlagen für E-Mails und Briefe. Diese Inhalte sind immer an einen Meilenstein angepasst. Administratoren können Inhaltsvorschläge in globalen Vorgangstypen hinterlegen, die für alle Standorte zur Verfügung stehen. Standort-, bzw. Gruppen-Administratoren können sowohl in globalen als auch in standort-/ gruppenspezifischen Vorgangstypen Inhaltsvorschläge erstellen, die dann nur für Ihren Standort/Ihre Gruppe verfügbar sind.
- Extra Schritt: Hier haben Sie die Möglichkeit, den Meilenstein genauer zu definieren. Bringt ein Meilenstein zum Beispiel einen Vorgang zum Abschluss, könnte hier die Zahlungsoption angegeben werden ("Bar", "Finanzierung", "Leasing").
- Erstellen Sie nun beliebig viele Meilensteine nach dem eben erklärten Vorgehen.
Unterstützende Aktivitäten:
- Zusätzlich zu Meilensteinen können einem Vorgangstyp auch unterstützende Aktivitäten hinzugefügt werden. Diese funktionieren wie Meilensteine, allerdings können unterstützende Aktivitäten Vorgänge nicht abschließen, sondern absagen. Eine Absage wird dann ausgewählt, wenn ein Vorgang nicht zum vorgegebenen Ziel geführt hat. Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Status eines Vorgangs finden Sie hier. Jeder Vorgangstyp verlangt mindestens eine unterstützende Aktivität.
Wenn alle benötigten Meilensteine und unterstützende Aktivitäten erstellt wurden, oder wenn Sie zwischen speichern möchten, klicken Sie auf 'Vorgangstyp speichern'. Jetzt können mit dem eben erstellten Vorgangstyp Vorgänge erstellt werden.
Die Markierungen 'Unternehmen', 'Gruppe' und 'Standort' zeigen an, ob ein Vorgangstyp von einem Standort-Administrator, einem Gruppen-Administrator oder Unternehmens-Administrator erstellt wurden. Ein von einem Standort-Administrator erstellter Vorgangstyp steht nur den Benutzern dieses Standorts zur Verfügung, ein vom Gruppen-Administrator erstellter Vorgangstyp kann von der gesamten Gruppe verwendet werden, und ein vom Administrator erstellter Vorgangstyp ist für alle Nutzer verfügbar. (Es sei denn, einem Vorgangstyp wurde eine bestimmte Rolle zugeordnet.)
Sollte ein Vorgangstyp keine Markierung anzeigen, so bedeutet dies, dass der Vorgangstyps innerhalb Ihres Zugriffsbereichs liegt